Skontaktuj się z nami: 17 863 15 55 syriusz@syriusz.eu

Znajdź nas w social mediach:

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

hermes

KSeF ma stać się wkrótce obowiązkową platformą do wystawiania oraz wysyłania dokumentów sprzedaży.
Poniżej wyjaśniamy czym jest, jak działa i jakie ułatwienia z nim związane znajdują się w naszych programach.

1. Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Od stycznia 2022 roku z KSeF można korzystać dobrowolnie, natomiast od 1 lipca 2024 roku wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur przy pomocy systemu KSeF.
Rada Unii Europejskiej zgodziła się, by fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe.
Zatem od 1 lipca 2024 roku każda faktura będzie musiała zostać wystawiona w formie elektronicznej i wprowadzona do systemu KSeF. Przestaną funkcjonować faktury w tradycyjnej formie papierowej oraz dotychczasowe e-Faktury, przekazywane w dowolnym rodzaju pliku.

Obowiązkiem przekazywania faktur do KSeF zostaną objęci:

  •     przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT (od 1 lipca 2024),
  •     przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT (od 1 stycznia 2025),
  •     podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP (od 1 lipca 2024).

2. Cechy faktury wystawionej w systemie KSeF

Wprowadzenie KSeF ma na celu m.in. ustandaryzowanie wystawianych dokumentów sprzedaży. Dokumenty mają być wysyłane wyłącznie drogą elektroniczną, w ustalonej odgórnie formie faktury ustrukturyzowanej. Obrót faktur ma zostać w ten sposób uproszczony, a wgląd do niego ułatwiony dla podatników oraz organów podatkowych.
Faktura ustrukturyzowana wystawiona przez system KSeF ma postać pliku zapisanego w formacie XML oraz strukturę logiczną e-Faktury FA(2), zostanie jej nadany unikatowy numer, po którym będzie identyfikowana w systemie, faktura wystawiona poza systemem KSeF nie będzie traktowana jako faktura!

Faktura ustrukturyzowana ma zawierać wszystkie niezbędne informacje dla podatnika, a także Ministerstwa Finansów i w ten sposób ma wyeliminować wszelkie pomyłki związane z wystawianiem faktur.

3. Jakie są korzyści dla podatników z rejestrowania faktur w KSeF?

  •     standaryzacja e-Faktury (jeden wzór oraz format) pozwoli uniknąć pomyłek przy wystawianiu faktury oraz nieprawidłowości podatkowych,
  •     szybszy zwrot podatku VAT,
  •     archiwizacja wystawionych faktur w systemie KseF,
  •     łatwy dostęp do faktur – wszystkie są w jednym systemie,
  •     brak problemów z „zaginionymi po drodze” fakturami.

4. Jak rejestrować faktury w KSeF?

Fakturę ustrukturyzowaną można będzie wystawić wykorzystując bezpłatne narzędzia, które udostępniło Ministerstwo Finansów, a także używając programów komercyjnych.
W bezpłatny sposób podatnicy mogą rejestrować e-Faktury na platformie KSeF, którą przekazało Ministerstwo Finansów. To dobre rozwiązanie dla mikroprzedsiębiorców, którzy wystawiają w miesiącu pojedyncze faktury. Nie będą oni musieli inwestować w płatne rozwiązania dla księgowości.
Należy uwzględnić jednak, że wystawiając dokument w Krajowym Systemie e-Faktur każdorazowo wprowadzamy sami wszystkie dane. Dla firm wystawiających większą liczbę dokumentów może to być uciążliwe. Dlatego przedsiębiorstwa korzystające z systemów magazynowych, pilnujące obrotu towarowego czy posiadające listę kontrahentów, będą mogły korzystać z komercyjnych programów do fakturowania integrujących się z KSeF.

5. KSeF w naszych systemach Hermes/Merkury Quattro

Nasza propozycja rozwiązania to przygotowane systemy do komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur. Podstawowe działanie systemów nie będzie zmienione. Nadal wszystkie dane sprzedażowe będą wprowadzane na dotychczasowej firmowej bazie, a wystawiane faktury zostaną przekazane za pomocą odpowiedniego narzędzia do KSeF.

 

Już w połowie października zapraszamy Państwa na szkolenie, gdzie zaprezentujemy zmiany w programach związane z obsługą KSeF oraz wyjaśnimy jakie rozwiązania będą oferować nasze systemy dla klientów, których organizacja pracy wymaga konieczności weryfikacji faktury przed ostatecznym, nieodwracalnym procesem przesłania dokumentu do KSeF.


Kontakt w sprawie szkoleń:
Dział handlowy - tel. 17 863-15-55 w. 45, 46

 

6. Obsługa faktur ustrukturyzowanych Hermes


Od 1 września 2023 struktura logiczna faktur dla KSeF została zaktualizowana do formatu FA(2).
Program Hermes obsługuje wymianę dokumentów (faktur ustrukturyzowanych) z Krajowym Systemem e-Faktur.

 

Wystawianie i wysyłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur z programu Hermes

Przed rozpoczęciem wystawiania faktur i wysyłką do KSeF zalecane jest ustalenie procedury i odpowiednie skonfigurowanie programu w zakresie trybu wysyłki dokumentów do KSeF w zależności od przyjętych w organizacji zasad.
Program Hermes umożliwia dwa tryby wysyłki do KSeF wystawianych dokumentów: wysyłka może następować od razu po wystawieniu dokumentu lub być odroczona w czasie i dokument w formie „prototypu” czeka na wyznaczony moment wysyłki.

 

Ustalenie indywidualnej konfiguracji KSeF kontrahenta


Na kartotece kontrahenta pojawia się nowa zakładka KSeF gdzie mamy możliwość indywidualnych ustawień dotyczących KSeF dla danego kontrahenta, które są inne niż ogólne zasady przyjęte w firmie.

Dostępne tu opcje:
- możliwość wyboru trybu wysyłki: „od razu” lub odroczona,
- możliwość zaznaczenia czy kontrahent odbiera faktury przez KSeF (okres przejściowy kiedy KSeF jest opcją nie obowiązkiem),
- możliwość zaznaczenia czy dla odbiorcy drukujemy dokument papierowy pomimo wysłania do KSeF

 

Domyślna konfiguracja dla KSeF


Domyślna konfiguracja to zasady ogólne, które przyjmujemy w organizacji dla KSeF, a od których możemy ustalić odstępstwa (patrz pkt. powyżej) . Podstawowy wybór to tryb wysyłki dokumentów do KSeF: „od raz” lub „odroczony”.
Dla trybu odroczonego możliwość zdefiniowania różnych opóźnień w zależności od upływu miesiąca.

 

Możliwość zdefiniowania innej konfiguracji wysyłki dla każdego typu dokumentu indywidualnie


Kolejna elastyczność programu dotycząca wysyłki KSeF i ułatwiająca organizację przedsiębiorstwa to definiowanie trybu wysyłki indywidualnie dla każdego typu dokumentu. Tryb wysyłki „od razu” oraz „odroczony” i wybór dni odroczenia domyślnie lub inaczej.

 

Ostrzeżenia dla trybu wysyłki „od razu”


Dla dokumentów wysyłanych w trybie natychmiastowym/od razu program wyświetla ostrzeżenie operatora o wysyłce i braku możliwości późniejsze modyfikacji dokumentu.

Składanie dokumentu w KSeF

W trybie wysyłki do KSeF „od razu” po naciśnięciu w ostrzeżeniu „Tak” dla kontynuacji przesłania dokumentu do KSeF program komunikuje konieczność oczekiwania podczas procesu wysyłki.

Wybór trybu wysyłki do KSeF


Jeżeli tak wynika z konfiguracji, operator może wybrać/wskazać w jakim trybie wysłać dokument: „od razu” – dokument zostanie od razu przekazany do KSeF lub „odroczony” – dokument zostanie przekazany do KSeF w ustalonym trybie odroczenia.

Dwa tryby realizacji obowiązku wysyłki dokumentów do KSeF :

- wysyłka natychmiastowa
- wysyłka odroczona

Wysyłając dokument do KSeF natychmiast po wystawieniu będziemy mieli nadany od razu przez KSeF unikalny numer ID i możliwość wydruku faktury potwierdzonej w KSeF. Dopełnimy też od razu obowiązku wysyłki dokumentu do KSeF.
W takim trybie trzeba wziąć pod uwagę, że czas obsługi/zatwierdzenia dokumentu będzie wydłużony przez czas oczekiwania składania dokumentu w KSeF , treści dokumentu po złożeniu w KSeF nie będzie można zmienić/poprawić oraz konieczna będzie zmiana obiegu dokumentów gdy faktury towarzyszyły dostawie a nie WZ.

Przy wysyłce odroczonej do momentu wysłania dokumentów do KSeF mamy dotychczasowe możliwości edycji/zmiany dokumentu możemy więc zachować dotychczasowy obieg dokumentów bez konieczności reorganizacji pracy oraz czasu zapisu dokumentu pozostaje bez zmian. Dokument odroczony przed złożeniem do KSeF posiada dopisek „prototyp dokumentu”.

NASZĄ IDEĄ JEST DOSTARCZANIE INNOWACYJNYCH
ROZWIĄZAŃ INFORMATYCZNYCH DLA SEKTORA MSP

hermes

Syriusz jest producentem rozwiązań informatycznych.
Jako integrator i twórca innowacyjnych systemów informatycznych dostarcza nowoczesne rozwiązania informatyczne wspomagające pracę przedsiębiorstw handlowych, produkcyjnych
i usługowych.

Gdzie już wdrożyliśmy nasze oprogramowanie?

Poniżej prezentujemy wybrane firmy gdzie wdrożony został nasz system. Serdecznie dziękujemy za współpracę i zapraszamy do korzystania z naszych usług.

Besco

Polska firma produkująca najwyższej jakości, personalizowaną armaturę łazienkową, m. in. wanny, brodziki czy kabiny prysznicowe. Produkty tworzone są ręcznie, z dbałością o każdy detal, przez co zapewniają maksymalny komfort użytkowania i służą klientom długie lata.

Kobi Light

Producent, importer oraz dystrybutor sprzętu elektrycznego oraz oświetleniowego. Urządzenia i akcesoria marki Kobi Light to m. in. energooszczędne świetlówki i żarówki LED, nowoczesne plafony, różnorodne oprawy oświetleniowe do zabudowy i wiele innych.

Ziaja

Producent, eksporter oraz dystrybutor kosmetyków i leków - polska dobrze rozpoznawana i oceniana marka. Pierwszy produkt "Naturalny krem oliwkowy" sprzedawany jest do dziś.  Sieć sklepów firmowych na terenie całej Polski ZIAJA DLA CIEBIE

Unimet

Centrum narzedziowe. Profesjonalny dostawca w branży przemysłowej. Hurtownia, sieć marketów narzędziowo-metalowych na terenie woj. podkarpackiego, sklep internetowy, hurtownia on-line.

Domex

Centrum dystrybucyjne, hurtownia AGD. Szeroka gama produktów, duże powierzchnie magazynowe, marki własne, niezawodna logistyka i wysoka jakość obsługi.

Bialcon

Producent odzieży damskiej. Polska marka odzieżowa wychodząca naprzeciw potrzebom kobiet ceniących elegancję, jakość oraz proste niebanalne fasony. Sieć sklepów odzieżowych na terenie całej Polski. Ponadczasowość i elegancja.

Orzech

Wspieramy polskich producentów. Przetwórstwo owocowo-warzywne. Delikatesy i sieć sklepów spożywczych. Grupa Polskich Sklepów PASSA. Od lat znana i lubiana marka.

Sprawdź również inne nasze rozwiązania

Nasz asortyment znajdzie zastosowanie w wielu branżach oraz sektorach.
Zobacz co warto wiedzieć

Inteligentny system etykietowania Eye Lab został zintegrowany z systemami PC-Market i KC-Firma

Dzięki tej integracji użytkownicy programów PC-Market oraz KC-Firma zyskują dostęp do nowoczesnej, intuicyjnej aplikacji do projektowania i zarządzania etykietami elektronicznymi....
Czytaj więcej

Integrator Hermes Merkury z Baselinker

Dziękujemy za zaufanie i zainteresowanie naszymi produktami! Nieustannie rozwijamy narzędzia wspierające Państwa handel. Sprzedaż internetowa napędza się dalej i stąd,...
Czytaj więcej

Wdrożenie Inteligentnego systemu etykietowania Eye Lab w firmie Śrubres

W firmie Śrubres wdrożyliśmy Inteligentny system etykietowania Eye Lab wraz z etykietami elektronicznymi   Prezentacja naszego Klienta – firmy Śrubres...
Czytaj więcej

Szkolimy Użytkowników i dostosowujemy program do wymagań firmy

Każde przedsiębiorstwo ma swoją specyfikę działania i pomimo, że świadczy takie same usługi, produkuje czy sprzedaje to samo, co konkurencyjna firma, to wymagania i oczekiwania względem systemu informatycznego mogą być zupełnie inne. Wiemy, jak ważne jest wdrożenie systemu i dostosowanie go do potrzeb i uwarunkowań w jakich działa przedsiębiorstwo. 

Korzyści z naszych wdrożeń

Uwzględnienie specyfiki działania firmy prowadzące do maksymalnego wykorzystania funkcjonalności oprogramowania. Jest to możliwe dzięki doświadczeniu zdobytemu w wielu zakończonych sukcesem wdrożeniach realizowanych przez naszych specjalistów w firmach działających w podobnych realiach biznesowych.

Realizacja systemu "pod klucz" wraz z usługą zaprojektowania i uruchomienia środowiska sieciowego (serwer sieciowy, serwer baz danych) oraz urządzeń peryferyjnych (wagi, czytniki, kolektory danych, urządzenia handlu mobilnego) czytaj więcej...

Skontaktuj się z ekspertem firmy Syriusz
Określ swoje potrzeby biznesowe. My zaproponujemy Ci rozwiązanie...

Administratorem danych osobowych jest Syriusz Sp. z o.o, z siedzibą w Rzeszowie. Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z RODO. Informacje na temat celu, sposobu przetwarzania oraz ochrony danych osobowych znajdują się na naszej stronie w Polityce bezpieczeństwa.

Udowodnij, że nie jesteś robotem