Token czy certyfikat KSeF – co wybrać i kiedy do pracy w KSeF przy wykorzystaniu integracji systemów Syriusz z repozytorium KSeF
Wraz z wprowadzaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pojawia się wiele pytań dotyczących sposobu uwierzytelniania i codziennej pracy użytkowników systemów Syriusz.. Najczęściej klienci pytają: token czy certyfikat KSeF – co wybrać i kiedy do pracy w KSeF przy wykorzystaniu integracji systemów Syriusz z repozytorium KSeF ?
Poniżej wyjaśniamy to w prosty i praktyczny sposób.
Informacje dotyczą sposobu uwierzytelniania do pracy w KSeF przy użyciu integracji Syyriusz z KSeF dostępnej w najnowszych wersjach programów Syriusz
Nie dotyczą tzw.uwierzytelnienia pierwotnego w KSeF czyli logowania / identyfikacji użytkowników w aplikacji webowej KSeF. Na ten temat oddzielny artykuł pt.: " Uwierzytelnienie firmy w KSeF lub inaczej uwierzytelnienie pierwotne "
:Na etapie uruchamiania KSeF udostępniamy w naszym oprogramowaniu zintegrowanym z KSeF uwierzytelnianie dla normalnego trybu pracy KSeF online za pomocą tokenów - podmiotowych oraz imennnych.
Dla trybów pracy KSeF offline potrzebujemy natomiast certyfikatu KSeF offline czyli certyfikatu KSeF typu 2 aby zapewnić obsługę trybów awaryjnych KSeF.
Tak więc aby przygotować sie do pracy w KSeF przy użyciu integracji programów Syriusz z repozytorium KSeF należy wygenerować w aplikacji webowej użytkownika KSeF token/ tokeny oraz certyfikat / certyfikaty KSeF offline (typ 2 !).
Tokeny oraz certyfikaty KSeF typ 2 możemy stosować imienne lub podmiotowe.
Na temat różnic ,możliwości i konsekwencji w używaniu tych dwóch rodzajów tokenów / certyfikatów znajdą Państwo więcej informacji w oddzielnym artykule pt.: " Uwierzytelnienie firmy w KSeF za pomocą pieczęci kwalifikowanej".
Takie rozwiązanie wprowadzamy mając na uwadze:
wygodę użytkowników,
stabilność działania,
sprawdzoną i bezproblemową obsługę,
Jednocześnie informujemy, że:w dalszym etapie rozwoju systemu dostarczymy również pełną obsługę certyfikatów KSeF, typu 1 czyli do pracy online jako docelowej metody uwierzytelniania.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
W systemie KSeF funkcjonuje obecnie 2 metody uwierzytelniania, które mogą być stosowane równolegle:
Certyfikat KSeF to elektroniczny środek uwierzytelniania, który potwierdza tożsamość podmiotu (firmy lub osoby) w systemie KSeF.
Jest on:
wydawany dla konkretnego podmiotu,
przeznaczony głównie do integracji systemowych,
wskazywany jako docelowa metoda uwierzytelniania w KSeF.
Token KSeF to ciąg znaków generowany w systemie KSeF, który umożliwia uwierzytelnienie oraz dostęp do funkcji systemu bez użycia certyfikatu.
Token:
jest przypisany do konkretnego podmiotu i zakresu uprawnień,
stanowi prostą i wygodną metodę autoryzacji,
ma charakter rozwiązania przejściowego i zgodnie z aktualnymi informacjami ma obowiązywać do końca 2026 roku,
jest również wykorzystywany do integracji systemowych
Z perspektywy codziennej pracy użytkownika token jest rozwiązaniem prostszym i bardziej przyjaznym niż certyfikat.
W naszym oprogramowaniu:
token generowany jest jednorazowo i zapisywany w bazie danych,
nie wymaga od użytkownika żadnych dodatkowych czynności związanych z odświeżaniem czy ponowną autoryzacją,
działa niezależnie od zmiany komputera lub stanowiska pracy.
Dodatkowo, dla zwiększenia bezpieczeństwa, umożliwiamy:
przypisanie oddzielnego tokena dla każdego operatora,
nadanie różnych poziomów dostępu do KSeF.
Certyfikaty KSeF to nowy sposób uwierzytelniania, wprowadzony pod koniec 2025 roku.
W praktyce oznacza to, że:
certyfikat jest zapisywany lokalnie na stanowisku (komputerze), a nie w bazie danych,
w przypadku pracy na innym komputerze konieczna jest instalacja certyfikatu również na tym stanowisku,
certyfikat zapisany w magazynie systemu Windows wymaga okresowego odnawiania autoryzacji w KSeF,
proces ten nie jest obecnie możliwy do pełnej automatyzacji i musi być wykonany osobno na każdym stanowisku.
Od strony funkcjonalnej nie ma różnicy pomiędzy tokenem a certyfikatem:
obie metody dają dostęp do tych samych funkcji i widoków w KSeF,
do końca 2026 roku mogą być używane równolegle, a nawet zamiennie,
posiadanie jednej metody nie wyklucza korzystania z drugiej.
Informacje zawarte w niniejszym tekście mają charakter wyłącznie informacyjno-edukacyjny i nie stanowią wykładni prawa ani porady prawnej lub podatkowej.
Zostały opracowane na podstawie dostępnych informacji dotyczących funkcjonowania KSeF.
Przed ich zastosowaniem zalecamy samodzielną weryfikację oraz konsultację z doradcą podatkowym, prawnikiem lub właściwym organem.
