Uwierzytelnienie firmy w KSeF za pomocą pieczęci kwalifikowanej

Uwierzytelnienie firmy w KSeF za pomocą pieczęci kwalifikowanej (alternatywa dla zgłoszenia ZAW-FA) – różnice, konsekwencje oraz identyfikacja na fakturze

Dla podmiotów posiadających osobowość prawną, takich jak np. spółka z o.o., przewidziane są dwa podstawowe sposoby uwierzytelnienia w KSeF:

• za pomocą pieczęci kwalifikowanej, która identyfikuje firmę jako podmiot
• za pośrednictwem osoby fizycznej, upoważnionej do reprezentowania spółki w KSeF na podstawie zgłoszenia ZAW-FA złożonego do właściwego Urzędu Skarbowego

Uwierzytelnienie poprzez ZAW-FA

Składając zgłoszenie ZAW-FA, spółka upoważnia wskazaną osobę fizyczną do działania w jej imieniu w KSeF. Osoba ta uzyskuje możliwość:

• zarządzania uprawnieniami w KSeF,
• nadawania uprawnień sobie oraz innym osobom,
• generowania tokenów i certyfikatów imiennych w kontekście danej spółki.

Tokeny i certyfikaty imienne identyfikują konkretną osobę fizyczną, weryfikowaną na podstawie imienia, nazwiska oraz numeru PESEL.
Właścicielem takich tokenów i certyfikatów jest osoba fizyczna wskazana w zgłoszeniu ZAW-FA.

Uwierzytelnienie za pomocą pieczęci kwalifikowanej

W przypadku uwierzytelnienia w KSeF za pomocą pieczęci kwalifikowanej, identyfikacja następuje bezpośrednio na poziomie spółki jako podmiotu. Wygenerowane w tym trybie tokeny i certyfikaty są wystawiane na spółkę, a nie na osobę fizyczną – są to tzw. tokeny i certyfikaty podmiotowe.

Spółka może:

• wygenerować do 100 certyfikatów podmiotowych offline jednocześnie,
• wygenerować nieograniczoną liczbę tokenów podmiotowych,
• zarządzać uprawnieniami pracowników w aplikacji Podatnika (moduł MCU),
• alternatywnie: wygenerować jeden token i jeden certyfikat podmiotowy, a zarządzanie dostępem pracowników realizować w systemie informatycznym (np. ERP).

Przy uwierzytelnieniu w KSeF za pomocą pieczęci kwalifikowanej właścicielem tokenów i certyfikatów jest spółka.
Oznacza to, że przy wystawianiu faktury sprzedażowej w KSeF z wykorzystaniem takiego tokenu lub certyfikatu w systemie widoczne są dane spółki, a nie dane konkretnej osoby, która technicznie wystawiła fakturę.
Tokeny i certyfikaty podmiotowe nie są imienne, a odpowiedzialność za ich dystrybucję, zabezpieczenie oraz sposób posługiwania się nimi przez pracowników ponosi spółka.

Informacje zawarte w niniejszym tekście mają charakter wyłącznie informacyjno-edukacyjny i nie stanowią wykładni prawa ani porady prawnej lub podatkowej.
Zostały opracowane na podstawie dostępnych informacji dotyczących funkcjonowania KSeF.
Przed ich zastosowaniem zalecamy samodzielną weryfikację oraz konsultację z doradcą podatkowym, prawnikiem lub właściwym organem.

Najczęściej zadawane pytania w tym kontekście?

1. Czy uwierzytelniając się w KSef jako sp. z o.o. za pomocą pieczęci kwalifikowanej generuję token na podmiot czy na osobę fizyczną?

W przypadku uwierzytelniania w KSeF jako sp. z o.o. za pomocą pieczęci kwalifikowanej:

 token jest generowany na podmiot (spółkę), a nie na osobę fizyczną.

Dlaczego tak jest?

Pieczęć kwalifikowana:

• jest przypisana do osoby prawnej (np. sp. z o.o.),
• nie identyfikuje konkretnej osoby fizycznej,
• służy do reprezentowania podmiotu jako całości.

Dlatego przy użyciu pieczęci  uwierzytelnia sie spółka , a wygenerowany token KSeF jest tokenem podmiotowym, umożliwiającym działanie w imieniu spółki.

2. Jeżeli zrobiłam zgłoszenie ZAW-FA w US i na tej podstawie uwierzytelniłam sie w Ksef jako osoba fizyczna reprezentująca sp. zo.o. a nastepnie wygenerowałam token imienny i certyfikat offline to czy mogę teraz mimo to zmienić metodę uwierzytelnienia w Ksef na pieczęć kwalifikowaną i nastepnie wygenerować token podmiotowy i certyfikat podmiotowy w obrębe tej samej spółki?

Tak — możesz to zrobić bez żadnego problemu.
Zmiana lub dodanie sposobu uwierzytelnienia w KSeF nie blokuje ani nie unieważnia wcześniej wykonanych czynności.

Co dokładnie możesz zrobić w Twojej sytuacji

Masz już:

• ZAW-FA w US
• dostęp do KSeF jako osoba fizyczna reprezentująca sp. z o.o.
• token imienny
• certyfikat offline imienny

Teraz możesz dodatkowo:

• uwierzytelnić spółkę w KSeF pieczęcią kwalifikowaną
• wygenerować:
  • token podmiotowyuwierzytelnia się spółka,
  • certyfikat podmiotowy (offline)

Wszystko to w obrębie tej samej spółki (NIP).

Nie jest to „zmiana zamiast”, tylko rozszerzenie metod dostępu.

Jak to działa w praktyce

KSeF pozwala, aby jeden podmiot miał równolegle:

• dostęp przez osoby fizyczne (ZAW-FA, tokeny imienne)
• dostęp przez podmiot (pieczęć, tokeny podmiotowe)
• certyfikaty offline zarówno imienne, jak i podmiotowe

One się nie wykluczają i mogą działać równolegle.

Co się stanie z dotychczasowymi tokenami i certyfikatami?

Nic — pozostają ważne, dopóki ich:

• nie unieważnisz ręcznie
• albo nie wygasną

Możesz je:

• dalej używać
• albo stopniowo wycofać, jeśli chcesz przejść operacyjnie na tokeny podmiotowe

Kiedy warto mieć oba typy równolegle

To bardzo dobre podejście, gdy:

• token podmiotowy → do integracji/systemów
• token imienny → do działań administracyjnych, zarządczych
• certyfikat imienny → awaryjnie lub dla konkretnej osoby
• certyfikat podmiotowy → do automatyzacji/offline

Jedyna rzecz, na którą trzeba uważać

Upewnij się, że:

• pieczęć kwalifikowana zawiera prawidłowy NIP spółki
• jest wydana na osobę prawną (a nie na osobę fizyczną)
• nie jest „pieczęcią osobową” myloną z podpisem

3. Czy można mieć wiele tokenów podmiotowych dla jednej spółki?

✅ Tak.
Po uwierzytelnieniu się pieczęcią kwalifikowaną jako spółka możesz:

• wygenerować dowolną liczbę tokenów podmiotowych
• każdy token:
  • działa w imieniu spółki
  • ma własną nazwę/opis (np. „ERP”, „Biuro rachunkowe”, „Magazyn”)
  • może być w każdej chwili unieważniony bez wpływu na inne

Dobre praktyki:

• osobny token dla:
  • systemu ERP
  • biura rachunkowego
  • integracji API
• nie przekazywać jednego tokena wielu osobom

 Różnice: token podmiotowy vs token imienny (osobowy)

Kiedy który token stosować?

Token podmiotowy stosuj gdy:

• integrujesz KSeF z systemem (ERP, FK)
• chcesz dać dostęp pracownikom bez „wiązywania” ich z KSeF imiennie
• zależy Ci na prostym zarządzaniu dostępem

Token imienny stosuj gdy:

• chcesz mieć ślad „kto konkretnie wykonał czynność”
• zarząd, główna księgowa
• nadawanie/odbieranie uprawnień konkretnym osobom

Ważna uwaga organizacyjna

Przy tokenach podmiotowych:

• odpowiedzialność nadal ponosi spółka
• KSeF nie rozróżnia, który pracownik użył tokena
  ➡ dlatego warto prowadzić wewnętrzny rejestr przypisania tokenów do osób/systemów

Informacje zawarte w niniejszym tekście mają charakter wyłącznie informacyjno-edukacyjny i nie stanowią wykładni prawa ani porady prawnej lub podatkowej.
Zostały opracowane na podstawie dostępnych informacji dotyczących funkcjonowania KSeF.
Przed ich zastosowaniem zalecamy samodzielną weryfikację oraz konsultację z doradcą podatkowym, prawnikiem lub właściwym organem.