KSeF ma stać się wkrótce obowiązkową platformą do wystawiania oraz wysyłania dokumentów sprzedaży.

Poniżej wyjaśniamy czym jest, jak działa i jakie ułatwienia z nim związane znajdują się w naszych programach.

1. Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Od stycznia 2022 roku z KSeF można korzystać dobrowolnie, natomiast od 1 lipca 2024 roku wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur przy pomocy systemu KSeF. Rada Unii Europejskiej zgodziła się, by fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe.
Zatem od 1 lipca 2024 roku każda faktura będzie musiała zostać wystawiona w formie elektronicznej i wprowadzona do systemu KSeF. Przestaną funkcjonować faktury w tradycyjnej formie papierowej oraz dotychczasowe e-Faktury, przekazywane w dowolnym rodzaju pliku.

Obowiązkiem przekazywania faktur do KSeF zostaną objęci:

• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT (od 1 lipca 2024),
• przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT (od 1 stycznia 2025),
• podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP (od 1 lipca 2024).

2. Cechy faktury wystawionej w systemie KSeF

Wprowadzenie KSeF ma na celu m.in. ustandaryzowanie wystawianych dokumentów sprzedaży. Dokumenty mają być wysyłane wyłącznie drogą elektroniczną, w ustalonej odgórnie formie faktury ustrukturyzowanej. Obrót faktur ma zostać w ten sposób uproszczony, a wgląd do niego ułatwiony dla podatników oraz organów podatkowych.

• faktura ustrukturyzowana wystawiona przez system KSeF ma postać pliku zapisanego w formacie XML oraz strukturę logiczną e-Faktury FA(2),
• zostanie jej nadany unikatowy numer, po którym będzie identyfikowana w systemie,
• faktura wystawiona poza systemem KSeF nie będzie traktowana jako faktura!

Faktura ustrukturyzowana ma zawierać wszystkie niezbędne informacje dla podatnika, a także Ministerstwa Finansów i w ten sposób ma wyeliminować wszelkie pomyłki związane z wystawianiem faktur.

3. Jakie są korzyści dla podatników z rejestrowania faktur w KSeF?

• standaryzacja e-Faktury (jeden wzór oraz format) pozwoli uniknąć pomyłek przy wystawianiu faktury oraz nieprawidłowości podatkowych,
• szybszy zwrot podatku VAT,
• archiwizacja wystawionych faktur w systemie KseF,
• łatwy dostęp do faktur – wszystkie są w jednym systemie,
• brak problemów z „zaginionymi po drodze” fakturami.

4. Jak rejestrować faktury w KSeF?

Fakturę ustrukturyzowaną można będzie wystawić wykorzystując bezpłatne narzędzia, które udostępniło Ministerstwo Finansów, a także używając programów komercyjnych.
W bezpłatny sposób podatnicy mogą rejestrować e-Faktury na platformie KSeF, którą przekazało Ministerstwo Finansów. To dobre rozwiązanie dla mikroprzedsiębiorców, którzy wystawiają w miesiącu pojedyncze faktury. Nie będą oni musieli inwestować w płatne rozwiązania dla księgowości.
Należy uwzględnić jednak, że wystawiając dokument w Krajowym Systemie e-Faktur każdorazowo wprowadzamy sami wszystkie dane. Dla firm wystawiających większą liczbę dokumentów może to być uciążliwe. Dlatego przedsiębiorstwa korzystające z systemów magazynowych, pilnujące obrotu towarowego czy posiadające listę kontrahentów, będą mogły korzystać z komercyjnych programów do fakturowania integrujących się z KSeF.

5. KSeF w naszych systemach Hermes/Merkury Quattro

Nasza propozycja rozwiązania to przygotowane systemy do komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur. Podstawowe działanie systemów nie będzie zmienione. Nadal wszystkie dane sprzedażowe będą wprowadzane na dotychczasowej firmowej bazie, a wystawiane faktury zostaną przekazane za pomocą odpowiedniego narzędzia do KSeF.

Już w połowie października zapraszamy Państwa na szkolenie, gdzie zaprezentujemy zmiany w programach związane z obsługą KSeF oraz wyjaśnimy jakie rozwiązania będą oferować nasze systemy dla klientów, których organizacja pracy wymaga konieczności weryfikacji faktury przed ostatecznym, nieodwracalnym procesem przesłania dokumentu do KSeF.

Kontakt w sprawie szkoleń:
Dział handlowy - tel. 17 863-15-55 w. 45, 46

UWAGA - TERMIN WEJŚCIA W ŻYCIE OBOWIĄZKOWEGO KSeF ZOSTAŁ PRZESUNIĘTY! 
Nadal jednak prowadzimy prace nad dostosowaniem programów do nowych wymogów prawnych.